“Teníamos mucho follón con los formulários. Eramos dos en mi departamento sólo para preguntar a cada empleado de la empresa qué necesidades concretas tenían para cada situación. Llevamos a cabo entrevista en cada departamento: qué necesitaban y que podíamos reemplazar. Fue entonces cuando nos encontramos con un terrible caos de sistemas, cada uno diferente en cada departamento," explica Poul Nielsen.

Columbus IT Partner, que ya había implementado Microsoft Dynamics AX y Project Management, nos presentó su solución Columbus Time Management la cual permite unificar muchas funciones.

Siguiendo el exitoso proceso que involucra un grupo de proyectos en cada departamento y sus reacciones, en Diciembre del 2004 Telia y Columbus IT llevaron a cabo el primer test. Uno de los resultados fue que el archivo de salarios generado en Columbus Time Management se pudo transferir al sistema de pago de nóminas automáticamente.

    
También se automatizó el pago y registro de gastos y dietas, así como horas extras.

El 1 de Enero del 2005, Telia arranca Columbus Time Management.

“Columbus Time Management es realmente una herramienta muy buena para cualquiera a cargo de la gestión de proyectos y te da una visión clara del número de horas que puedes facturar. Nuestro departamento de servicio al cliente trabaja ahora con mayor flexibilidad. Anteriormente, empleaban una gran cantidad de tiempo para registrar toda esta información en hojas de cálculo, ahora Columbus Time Management gestiona todo este trabajo extremadamente bien.”

 Menos trabajo administrativo ahora
“Estoy convencido que tenemos menos trabajo administrativo ahora. Teníamos muchos procesos de diferentes clases y los hemos unificado en un sistema. HR también ha visto que han automatizado algunas tareas rutinarias, ya que por ejemplo ahora pueden visualizar su propio estatus. Tienen balances separados por horas extras, gastos de viaje, vacaciones, etc.