ALK-Abelló

ALK-Abelló ha experimentado un gran crecimiento en los últimos cinco años. Se han contratado varias centenas de nuevos empleados, así que el Departamento de Recursos Humanos se encontró con un montón de cosas por hacer que incluían entre otros registrar toda la información importante de los empleados y distribuirla a los gerentes.

“Nuestras necesidades de Reporting aumentaron considerablemente y no teníamos un Sistema Informático adecuado para poder ayudarnos,” comenta un especialista en Recursos Humanos.

Vibeke de Stricker Borch. “Si, por ejemplo, si teníamos que hacer un listado contable de todo el salario pagado a un empleado concreto, teníamos que hacerlo manualmente buscando en papeles antiguos. En consecuencia, toda la información sobre candidaturas estaba registrada en una base de datos diferentes, por lo tanto después debíamos entrar de nuevo los datos del candidato en otro sistema una vez se había contratado al empleado.”

Asistencia en IT
Rompiendo con el pasado, el departamento de Recursos Humanos deseaba un mejor soporte informático para poder soportar esta gran carga de trabajo, preferiblemente mediante una solución integrada que pudiera gestionar todo los datos y con acceso descentralizado de manera que todas las entradas y búsquedas no las tuviera que hacer necesariamente un empleado de Recursos Humanos. Eso es exactamente lo que empezó a buscar ALK-Abelló – y es justo la razón por la que están en proceso de implantar nuevos módulos de Microsoft Business Solutions-Axapta mediante Columbus IT Partner.

Vibeke Borch comenta, “Elegimos Columbus IT por una razón crucial – sus consultores tienen una gran experiencia en Recursos Humanos. En lo referido a salarios, personal y desarrollo, saben de lo que estamos hablando. Desde un principio, teníamos una base común, y ellos nos han proporcionado los módulos integrados de Axapta, que satisfacen nuestras demandas en lo referido a registro de tiempo y proyectos, y contratación de nuevos empleados.

Por ejemplo, ahora podemos transferir automáticamente los datos cuando un empleado es contratado. Y si una persona no es contratada, podemos guardar la información y buscarla fácilmente si lo necesitamos en un futuro – por su puesto siempre respetando la Ley de Protección de datos y habiendo obtenido el consentimiento de la persona previamente.”

Habilidades Explotadas

La solución nos permite obtener una visión general de los conocimientos que posee la compañía. De todos modos, esta parte del sistema no está siendo utilizada por el momento por ALK-Abelló.

“Pronto empezaremos a evaluar como Axapta puede ayudarnos a desarrollar nuestro Departamento de Recursos Humanos. Queremos mirar como el sistema representa gráficamente las competencias de nuestros empleados y como soporta la planificación de formación y actividades de desarrollo. Si existe la necesidad de un conocimiento concreto, el sistema nos proporcionará información sobre si hay personal que ya posee ese conocimiento, o si debemos contratar a alguien nuevo o dar formación. De la misma manera, Axapta puede ayudarnos a asegurar que los conocimientos de nuestros empleados son explotados, así como a aumentar la satisfacción de estos y beneficiar a la compañía,” explica Vibeke Borch y añade que el reto ahora es asegurar un uso óptimo de Axapta en lo relativo a las necesidades de la compañía.

Visión general de proyectos

ALK-Abelló trabaja mucho con proyectos. El nuevo modulo de registro de tiempo permite que los proyectos sean administrados centralmente, así pueden ser gestionados más fácilmente y también el consumo de tiempo. Este conocimiento es útil cuando se presupuesten futuros proyectos.

“La eficiencia de nuestros procesos de Recursos Humanos ha mejorado y tanto las personas de este departamento como los gerentes tienen una rápido dominio de la situación de la empresa. Muchos procesos que se realizaban en papel se han eliminado y están ahora centralizados en el nuevo sistema,” remarca Vibeke Borch. “Tenemos una solución común que contiene toda la información, y se actualiza en un único sistema, permitiéndonos evitar los errores que ocurrían entrando los datos en diferentes sistemas.

Estándars adaptados

ALK-Abelló aspiraba a un sistema de Recursos Humanos estándar. “Muchas de nuestras ideas ya estaban incluidas en el estándar. Hemos podido ejercer más influencia en el sistema que si hubiéramos elegido un mayor sistema de Recursos Humanos.

Columbus nos puso una persona en exclusiva en nuestra oficina para llevar a cabo el desarrollo de la solución, así también le pudimos ir informando directamente de si las modificaciones eran lo suficientemente buenas o no. Este diálogo ha beneficiado la solución en muchas maneras,” enfatiza Vibeke Borch, confirmando que ALK-Abelló tiene una solución que seguirá siendo sostenible aunque la compañía siga creciendo y sea más multinacional.