Chip Industry: Operativa Racionalizada

Más allá del punto de partida

Mientras que la gestión de las ventas y el espíritu emprendedor de la compañía eran impresionantes, a nivel interno empezaron a aparecer algunos inconvenientes. El problema era que nunca podían actualizar sus sistemas contables, ya que todavía realizaban sus operaciones con tecnologías basadas en DOS, que fueron con las que iniciaron la compañía – hasta llegados el punto en el que el antiguo sistema parecía que iba a reventar dado el alto número de transacciones que debía soportar cada día.

“Como muchos otros comercios, siempre buscamos la manera de poder proporcionar una mayor variedad d productos. Pero con nuestra antigua infraestructura informática, era simplemente imposible. Para poder continuar creciendo y proporcionar un mejor valor a nuestros clientes, necesitábamos tener mayor control sobre la distribución, logística y una visión más clara de las transacciones que se daban en el sistema”, explica Stanislav Mihajlov – Director General de Chip Industry. Desde el punto de vista operativo, el antiguo sistema era poco eficaz. Por ejemplo, les llevaba diez minutos crear una única factura de artículos enviados de uno de nuestros almacenes a una tienda. O todavía peor, los datos de ventas se debían almacenar en hojas Excel o Access.

Ello suponía un gran reto para la contabilidad y también hacer pequeñas modificaciones a los sistemas era extremadamente complicado.

Debido al intervalo entre los resultados actuales e informes, calcular los tiempos de análisis y resultados de inventario era virtualmente imposible.

La lista de deseos

Fiabilidad, costes de empleados, e información clave no fueron los únicos factores que hicieron que Stanislav y los demás se dieran cuenta de que sus sistemas necesitaban una revisión. Junto al Director de Marketing Ivan Mezhevikin, vieron la oportunidad de ir más allá, no tan sólo reemplazar su sistema contable, pensaron que era la oportunidad de combinar las funciones de contabilidad, stock, gestión de almacén y recursos humanos en un sólo sistema, obteniendo una visión global y unificada de sus operaciones.

Los primeros puntos primordiales fueron:

• Automatizar todo los datos contables de todas las tiendas y almacenes.  
• Permitir a la empresa una mejor gestión de su inventario, por lo tanto aumentar el retorno de inversión en stock mediante el incremento de los resultados.
• Ofrecerles una contabilidad más sencilla, reduciendo el tiempo empleado para los asentamientos  y mejorar el cashflow.
• Finalmente, gracias al CRM, como componente integrado, pueden fortalecer la relación entre sus clientes clave e identificar las cuentas que no son rentables.
• While several ERP systems held the promise of being able to deliver on one or more of these goals, Stanislav e  Ivan evaluaron estos sistemas en contra de tres criterios:  
• Cómo encajaba el nuevo sistema con las necesidades y procesos de la compañía.
• Sería fácil añadir nueva funcionalidad al sistema a medida que la compañía fuera creciendo.
• Cuan sencilla sería la implementación y migración al nuevo sistema.

Después de una detallada revisión de los diferentes sistemas Stanislav e Ivan se convencieron de que Microsoft Dynamics AX (anteriormente denominado Microsoft Axapta) les proporcionaba el 90% de lo que buscaban para su compañía. Chip Industry fue también muy cuidadoso en la elección de su partner tecnológico pues sabían del rol crítico que suponía implantar un sistema de gestión, así que buscaron un partner con probada experiencia y referencias.

Por diferentes motives el proyecto fue extremadamente sencillo. De los 6 meses que originalmente se habían establecido, se completó el proyecto en 4. La metodología de Columbus IT: Diamond fue la culpable mayoritariamente de esta agilidad.

Pavel Zakorukin y Dmitry Davidov fueron el jefe de proyecto de Columbus IT y el jefe de Proyecto de Chip Industry respectivamente. Utilizaron la metodología Diamond no sólo para determinar el alcance y la gestión del proyecto, sino también para llegar a un consenso con el equipo de Chip Industry en la toma de decisiones y en involucrar a los empleados durante las fases del proyecto.

Pavel explica: “Más que simplemente automatizar procesos manuales, buscábamos vías para racionalizar las operaciones contables con las mejores prácticas del sector. Diamond nos permite trabajar con la gente y los retos tecnológicos más rápidamente.”

Los gerentes de Chip Industry reconocen fácilmente que la combinación de la visión general y los objetivos unidos a la gestión estricta es lo que les hizo darse cuenta de que el sistema sería lo más eficaz posible.

Formar a los empleados fue otra de las áreas donde la experiencia de Columbus IT demostró ser una de sus claras ventajas. Columbus involucró a los empleados desde un buen principio, para conseguir una mayor implicación en el nuevo sistema.

Les llevó un largo camino a Pavel y Dmitry involucrar a los empleados de Chip Industry en el diseño inicial del sistema. Tanto como 100 empleados de Chip & Dip fueron consultados y estuvieron implicados en el proceso de diseño.  

La formación también se integró en la planificación de la implementación en paralelo con el desarrollo. Esto supone que cuando la compañía estaba lista para migrar al nuevo sistema, los usuarios ya estaban familiarizados con el sistema y sus nuevos procedimientos. Más importante aún, se sentían completamente involucrados en todo el proceso y como resultado ofrecieron soporte durante toda la instalación.

Beneficios más allá de los números

Decir que gracias a Microsoft Dynamics la compañía aceleró sus operaciones, sería quedarse corto.

En términos de operativa básica, la compañía está a años luz de donde estaba antes de que el nuevo sistema se instalara.

Para empezar, la compañía alcanzó su objetivo de consolidarse y capturar la métrica de todos los procesos clave en un único sistema. Igualmente importante, es que toda la recopilación de información importante se ha automatizado, desde compras a asentamientos, proveedores, procesos logísticos, ventas y entregas a clientes finales.

Todavía más, la compañía puede generar ahora informes que dan una visión exacta de la manera en la que funciona la compañía en tiempo real.

La transición al nuevo sistema que ha implementado Columbus IT hace que las actividades de la compañía sean más transparentes. Los gerentes tienen ahora las herramientas para analizar los resultados de la compañía por divisiones separadas: compras, ventas y distribución por mencionar algunos. Ahora en cualquier momento pueden conocer la situación real en inventario y almacén. Como resultado la compañía ha ganado en confianza en la toma de decisiones.

“Solíamos adivinar, ahora lo sabemos seguro,” comenta Stanislav Mihajlov..

Más Velocidad

Microsoft Dynamics AX tiene una excepcional flexibilidad, permitiendo a los gerentes ajustar y refinar los procesos de negocio más rápida y fácilmente que antes. Ello se convierte para Chip Industry en una mayor agilidad para estar por delante de sus competidores siempre.

Por ejemplo, hoy en día el 20% de los pedidos se entregan a los clientes por correo o correo Express. En el futuro se espera que esta cifra aumente y así se mantenga, permitiendo a los gerentes ubicar a sus recursos acordemente.

Chip Industry sigue trabajando con Columbus IT para añadir nueva funcionalidad al sistema.

Ahora, Chip Industry mira hacia adelante y no hay ninguna duda de que Columbus IT y Microsoft Dynamics AX continuarán jugando un papel importante en la consecución del éxito.